کمتر واژه‌هایی را می‌توان یافت که به اندازه‌ی کارایی و اثربخشی در میان مدیران و در جلسات مدیریتی رایج باشند. تفاوت کارایی و اثربخشی نیز غالباً بحثی است که در نخستین ساعت‌های آموزش مدیریت برای دانشجویان تشریح می‌شود.
اما هم‌چنان اتفاق‌نظر جدی بر روی تعریف کارایی و تعریف اثربخشی وجود ندارد و نویسندگان و تحلیل‌گران، بسته به نیازهای خود تعریف‌های گوناگونی از این دو مفهوم ارائه می‌دهند.
بگذریم از این‌که بسیاری از اوقات، ما از سر عادت و برای ایجاد وزن و ساختن قافیه در جملات خود، هر دو اصطلاح را کنار هم به کار می‌بریم و از تفاوت‌های آن‌ها چشم می‌پوشیم.
پیش از این‌که به تعریف کارایی و اثربخشی بپردازیم، لازم است تأکید کنیم که مفهوم کارایی و اثربخشی در مدیریت، الزاماً با آن‌چه در اقتصاد، مهندسی یا نظریه سیستم‌ها یا سایر شاخه‌های علوم می‌شناسیم، یکسان نیست و آن‌چه در این‌جا می‌خوانید بیشتر برای حوزه‌هایی مانند رفتار سازمانی، انضباط شخصی، مدیریت استراتژیک، هدف گذاری، برنامه ریزی و مدیریت زمان کاربرد دارد. این نوع کاربرد کارایی و اثربخشی را در مدیریت مدرن، پیتر دراکر در مقاله‌ی ویژگی های یک مدیر اثربخش مطرح کرد و پس از او نویسندگان بسیاری به بسط و شرح آن پرداختند.
با این مقدمه به سراغ تعریف کارایی و تعریف اثربخشی و تفاوت کارایی و اثربخشی می‌رویم و در پایان، اشاره‌ای هم به مفهوم بهره وری خواهیم داشت.
تعریف کارایی (Efficiency)
کارایی با توجه به میزان منابع استفاده شده برای انجام یک فعالیت مشخص سنجیده می‌شود و افزایش کارایی – که گاهی در ادبیات مهندسی به آن راندمان هم گفته می‌شود – به معنای کاهش اتلاف منابع در انجام یک فعالیت است.
بنابراین می‌توان گفت:
- وقتی امروز یک فعالیت مشخص را با منابعی کمتر از دیروز انجام می‌دهید، می‌توان گفت کارایی شما در آن فعالیت نسبت به دیروز افزایش یافته است.
- وقتی یک پروژه را به دو نفر واگذار می‌کنید و یکی از آن دو، این پروژه را با پول کمتر یا در مدت زمان کمتر انجام می‌دهد، می‌توان گفت کارایی بالاتری داشته است.
- وقتی به علت کم خوابی، سرعت فکر کردن یا کار کردن شما کاهش پیدا می‌کند، می‌توان گفت کارایی شما کاهش یافته است.
- صدای نوتیفیکیشن موبایل، باعث حواس‌پرتی و کاهش کارایی فرد می‌شود.
- اگر هر کس مشغول هر کاری است، آن را کمی سریع‌تر انجام دهد، کارایی کل مجموعه به شکل محسوسی افزایش پیدا می‌کند.
توجه داشته باشید که در تعریف کارایی، مهم نیست که اصل کار، در مسیر درستی انجام می‌شود یا نه. ما به «میزان مصرف منابع برای همین کار فعلی» توجه داریم.
البته کتابهای دیگری هم هستند که در آن فهرست نیامده‌اند و ما به فراخور موضوع، از آن‌ها هم استفاده میکنیم.
به طور خاص، کتابهای زیر از جمله منابع اصلی آموزش تحلیل رفتار متقابل متمم محسوب می‌شوند:
کتاب تحلیل رفتار متقابل یان استوارت (TA Today)